Atelier de formation sur la numérisation de documents

Publié dans Atelier Réunion

Dans la perspective de réaliser la numérisation du fond documentaire de la DGSCN, un atelier de formation a été initié par la Direction des Echanges et de la Coordination (DEC) du 05 au 12 Février 2015 à la DGSCN avec l’appui financier de la Banque Mondiale à travers son Programme « TrustFund ».

La Direction des Echanges et de la Coordination (DEC) est le département de la DGSCN qui a pour rôle d’assurer les échanges entre la DGSCN et les institutions partenaires et qui se charge de la collecte, de la conservation et de la diffusion des diverses informations produites par le système statistique national au Togo. L’une des missions de cette direction est la conservation et de la diffusion de l’information statistique à travers l’archivage des documents et le Centre d’Information et de Documentation (CID) de la DGSCN.

L’objectif de cet atelier est de former les participants en matière de numérisation des documents à partir d’un scanner de production avec pilote Twain et leur transposition en formats Tiff et PDF avec une méthode d’indexation ouvert à la création de plusieurs champs de recherche. Il s’agissait spécifiquement pour les participants de:

  • savoir numériser un document et paramétrer un scanner en fonction des documents à traiter;
  • apprendre à organiser et à gérer le processus de numérisation;
  • apprendre à créer des documents électroniques aux formats PDF et Tiff à partir de différentes sources (scan, fichiers informatiques…) ;
  • apprendre à traiter des documents scannés (convertir une image en texte indexable, manipuler des images scannés, indexé les documents …) ;
  • numériser quelques documents du fonds documentaire.

L’atelier pour des raisons pratiques a été animé par groupes cibles selon la répartition et les dates suivantes :
Groupe 1 : Informaticiens ; du 05 et 06 février 2015
Groupe 2 : Secrétaires, Agents du secrétariat général, Agents chargés de la documentation et des archives ; du 09 et 10 février 2015
Groupe 3 : Statisticien, Agents chargés de la gestion des ressources humaines, Comptables, Agents chargés de la documentation et des archives ; du 11 et 12 février 2015

A l’issue des travaux, 21 participants ont été formés sur l’utilisation du logiciel de numérisation D2scan, et ont suivi des présentations sur l’avantage d’utiliser des logiciels de Gestion Electronique de Documents (GED) tels que le M-Files.

A cet effet, les participants ont souhaité la poursuite du renforcement des capacités des agents, notamment dans l’utilisation des ressources électroniques pour améliorer leur performance dans la gestion électronique des documents; et l’acquisition par la DGSCN de scanners de production et du logiciel GED (M-Files) dont les fonctionnalités (recherche, partage, et sécurisation des documents et des informations) permettent de compléter celles de D2scan.

Tags: Formation Numérisation Documents TrustFund DEC GED CID